Αυτοματισμοί AI για Μικρές Επιχειρήσεις: Πώς να Βάλεις την Επιχείρησή σου στο Αυτόματο

Εισαγωγή

Στις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις στην Ελλάδα η ίδια εικόνα επαναλαμβάνεται:τηλέφωνα που χτυπάνε όλη μέρα, μηνύματα στο Facebook και στο Instagram, email που χάνονται, ραντεβού γραμμένα σε χαρτάκια.

Κάπου ανάμεσα σε όλα αυτά, ο ιδιοκτήτης προσπαθεί να κάνει και… τη δουλειά του.

Οι αυτοματισμοί με AI δεν είναι “μαγικό κουμπί”. Είναι όμως ένας πολύ πρακτικός τρόπος να βγάλεις τη δουλειά ρουτίνας από πάνω σου, ώστε η επιχείρησή σου να δουλεύει πιο οργανωμένα – και εσύ να ασχολείσαι με αυτά που φέρνουν πραγματικά χρήματα.

Τι είναι οι αυτοματισμοί AI (και τι δεν είναι)

Αυτοματισμός AI σημαίνει ότι:

• μια διαδικασία που σήμερα γίνεται χειροκίνητα,

• αύριο εκτελείται αυτόματα από συνδυασμό εργαλείων (π.χ. chatbot + Google Sheets + email),

• και το “μυαλό” πίσω από αυτή τη ροή είναι ένα μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης (AI).

• 
  

Δεν σημαίνει ότι θα αντικατασταθούν οι άνθρωποι ή ότι όλα γίνονται ρομπότ.Σημαίνει ότι:

• ο υπολογιστής κάνει τα βαρετά και επαναλαμβανόμενα,

• οι άνθρωποι κρατούν τις αποφάσεις και την προσωπική επαφή.

Στη SAIT χρησιμοποιούμε εργαλεία όπως chatbots, voicebots, Make.com, n8n και Google Workspace για να στήσουμε τέτοιους αυτοματισμούς γύρω από την επιχείρησή σου.

Παραδείγματα αυτοματισμών σε μικρές επιχειρήσεις

1. Ξενοδοχεία & ενοικιαζόμενα

• Chatbot που απαντά σε ερωτήσεις για διαθεσιμότητα, τιμές, check-in, πολιτική ακύρωσης.

• Φόρμα ή bot που μαζεύει στοιχεία επισκέπτη και τα περνά αυτόματα σε Google Calendar ή PMS.

• Email / SMS που φεύγει μόνο του με οδηγίες άφιξης, Wi-Fi, ωράρια κ.λπ.

2. Καφέ, ταβέρνες & εστιατόρια

• QR ή NFC στο τραπέζι: ο πελάτης σκανάρει, βλέπει μενού, κάνει την παραγγελία και αυτή πηγαίνει κατευθείαν στον εκτυπωτή της κουζίνας.

• Αυτόματο σύστημα κρατήσεων τραπεζιών μέσω Messenger / Instagram ή website.

• Υπενθυμίσεις για event nights, live μουσική κ.λπ. στους πελάτες που έχουν ξαναέρθει.

3. Ελεύθεροι επαγγελματίες & ιατρεία

• Φόρμα ή chatbot στο site που κλείνει ραντεβού, στέλνει αυτόματα επιβεβαίωση και υπενθύμιση πριν το ραντεβού.

• Καταγραφή στοιχείων πελάτη σε Google Sheet ή CRM χωρίς να πληκτρολογείς τίποτα.

4. Real estate & υπηρεσίες

• Συλλογή leads από φόρμες, Facebook, Google Ads σε ένα κεντρικό αρχείο.

• Αυτόματο follow-up email ή μήνυμα σε όποιον έδειξε ενδιαφέρον για ακίνητο / υπηρεσία.

• 
  

Όλα αυτά είναι πραγματικά σενάρια από δουλειές που φτιάχνουμε στη SAIT για μικρές επιχειρήσεις σε Ρέθυμνο, Κρήτη και υπόλοιπη Ελλάδα.

Τι κερδίζει πρακτικά μια επιχείρηση από τους αυτοματισμούς AI

1. Λιγότερη φασαρία, λιγότερα λάθηΚρατήσεις, ραντεβού και παραγγελίες καταγράφονται πάντα με τον ίδιο τρόπο.

2. 24/7 απάντηση σε βασικές ερωτήσειςΟ πελάτης παίρνει άμεσα μια πρώτη απάντηση, ακόμη κι όταν είσαι κλειστά ή απασχολημένος.

3. Καλύτερη εμπειρία πελάτηΌλα φαίνονται πιο επαγγελματικά και οργανωμένα – από το πρώτο μήνυμα μέχρι την επιβεβαίωση.

4. Εξοικονόμηση χρόνου για σένα και την ομάδα σουΛιγότερη ώρα στο τηλέφωνο, περισσότερη στο να φέρνεις νέες ιδέες, συνεργασίες και πωλήσεις.

   Πώς υλοποιούμε ένα project αυτοματισμού στη SAIT

   Κάθε συνεργασία ξεκινά με μια απλή ερώτηση:«Πού χάνεις σήμερα τον περισσότερο χρόνο;»

   1. Γρήγορη χαρτογράφηση

   Σε μια σύντομη online συνάντηση (ή από κοντά) βλέπουμε:

   • πώς έρχονται τα αιτήματα πελατών (τηλέφωνο, social, email),

   • πώς κλείνονται σήμερα κρατήσεις / ραντεβού,

   • πού αποθηκεύονται τα στοιχεία.

   2. Σχεδιασμός της ροής

   Σχεδιάζουμε βήμα-βήμα τη ροή:

“Όταν έρθει μήνυμα εδώ → συμβαίνει αυτό → μετά αυτό → στο τέλος αποθηκεύουμε εκεί”.

Χρησιμοποιούμε απλά διαγράμματα, όχι τεχνικές ορολογίες.

3. Επιλογή εργαλείων

Ανάλογα με την ανάγκη, επιλέγουμε συνδυασμό από:

• Chatbot / voicebot (website, social, τηλέφωνο)

• Make.com ή n8n για τη σύνδεση όλων των εργαλείων

• Google Sheets / Calendar / Gmail

• Όποια άλλα συστήματα χρησιμοποιείς ήδη (π.χ. booking engine, CRM)

4. Υλοποίηση & δοκιμές

Φτιάχνουμε την πρώτη έκδοση του αυτοματισμού και τη δοκιμάζουμε με πραγματικά σενάρια:

• Τι γίνεται αν ο πελάτης ακυρώσει;

• Αν ζητήσει κάτι εκτός ωραρίου;

• Αν γράψει μισές πληροφορίες;

Βελτιώνουμε μέχρι να είμαστε και οι δύο σίγουροι ότι δουλεύει σωστά.

5. Εκπαίδευση & υποστήριξη

Σου δείχνουμε πώς να βλέπεις τα δεδομένα, πώς να παρεμβαίνεις όταν χρειάζεται και τι να κάνεις αν θέλεις να προσθέσεις κάτι νέο.

Πόσο κοστίζει – και από πού να ξεκινήσεις

Δεν υπάρχει ένα “μαγικό” νούμερο.Ένας απλός αυτοματισμός (π.χ. chatbot που απαντά βασικές ερωτήσεις και στέλνει email με τα στοιχεία) μπορεί να ξεκινά από μερικές εκατοντάδες ευρώ, ενώ ένα ολοκληρωμένο σύστημα κρατήσεων, παραγγελιοληψίας ή πολυκάναλης επικοινωνίας απαιτεί μεγαλύτερο budget.

Το σημαντικό είναι να:

• ξεκινήσεις μικρά, με ένα συγκεκριμένο πρόβλημα,

• δεις αποτέλεσμα γρήγορα,

• και μετά να επεκτείνεις τους αυτοματισμούς βήμα-βήμα.

Θες να δεις τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στη δική σου επιχείρηση;

Αν αναγνωρίζεις τον εαυτό σου σε όσα διάβασες – πολλά τηλέφωνα, μηνύματα παντού, χαρτάκια με σημειώσεις – τότε οι αυτοματισμοί AI μπορούν να σε βοηθήσουν.

Στη SAIT μπορούμε να κάνουμε μια σύντομη, δωρεάν συζήτηση για να:

• χαρτογραφήσουμε τις βασικές διαδικασίες σου

• προτείνουμε 1-2 συγκεκριμένες ιδέες αυτοματοποίησης για την επιχείρησή σου

• σου δείξουμε πώς θα μπορούσε να υλοποιηθεί στην πράξη

Μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας μέσω της φόρμας στο site ή στα social της SAIT,και να δούμε μαζί πώς η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να δουλεύει υπέρ σου – όχι απλά να είναι ένα buzzword.