Case Study: Πώς ένα Μικρό Ξενοδοχείο στην Κρήτη Μείωσε τα Τηλεφωνήματα με Αυτοματισμούς AI

Εισαγωγή

Ένα μικρό ξενοδοχείο 10–15 δωματίων στην Κρήτη αντιμετώπιζε ένα πολύ κλασικό πρόβλημα:

• Τηλέφωνα και email όλη μέρα,

• μηνύματα σε Booking, Airbnb, Facebook,

• σημειώσεις σε χαρτιά και ημερολόγια,

• και συνεχής φόβος για διπλοκρατήσεις.

Η ιδιοκτήτρια ήθελε κάτι απλό:

“Να μην σηκώνω τόσα τηλέφωνα και να μην φοβάμαι μήπως χάσω κράτηση.”

Σε αυτό το case study θα δεις πώς, με τη βοήθεια της SAIT, στήθηκε ένα σύστημα αυτοματισμών AI που μείωσε τα τηλεφωνήματα και οργάνωσε τις κρατήσεις – χωρίς να χρειαστεί πολύπλοκο PMS.

Το πρόβλημα πριν τους αυτοματισμούς

Πριν ξεκινήσουμε, η καθημερινότητα έμοιαζε κάπως έτσι:

• Οι πελάτες ρωτούσαν τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά (διαθεσιμότητα, τιμή, πρωινό, πάρκινγκ).

• Οι κρατήσεις έρχονταν από Booking, Airbnb, τηλέφωνο, email και social και έπρεπε να καταχωρούνται με το χέρι σε ένα ημερολόγιο.

• Πολλές φορές η ιδιοκτήτρια απαντούσε σε μηνύματα αργά το βράδυ ή “όταν βρει χρόνο”.

• Υπήρχαν χαμένες ευκαιρίες, γιατί κάποιοι δεν έπαιρναν ποτέ απάντηση ή προλάβαινε άλλος.

Με λίγα λόγια: άγχος, πίεση και φόβος για λάθη.

Στόχος του project

Στη συνεργασία με τη SAIT ορίσαμε ξεκάθαρους στόχους:

1. Μείωση τηλεφωνημάτων & μηνυμάτων για βασικές πληροφορίες.

2. Αυτοματοποίηση της διαδικασίας “ερώτηση → προσφορά → προκράτηση”.

3. Κεντρικό ημερολόγιο κρατήσεων (Google Calendar) ώστε να βλέπει γρήγορα διαθεσιμότητα.

4. Όλα αυτά να γίνουν χωρίς να αλλάξει το υπάρχον setup (Booking / Airbnb).

Η λύση: Συνδυασμός Chatbot + AI + Αυτοματισμών

Σχεδιάσαμε μια λύση σε 3 επίπεδα:

1. Chatbot στο site & στα social για την πρώτη επαφή.

2. Αυτοματισμοί με Make.com για να συνδέσουμε φόρμες, ημερολόγια και email.

3. Κεντρικό Google Calendar που δείχνει όλες τις κρατήσεις μαζί.

1. Chatbot που απαντά τα βασικά

Στήσαμε ένα απλό αλλά “έξυπνο” chatbot:

• Ζει στο website του καταλύματος και μπορεί να συνδεθεί και με Facebook Messenger.

• Απαντά σε βασικές ερωτήσεις όπως:

  • διαθέσιμες ημερομηνίες,

  • τιμή ανά βράδυ,

  • αν υπάρχει πρωινό, θέα, πάρκινγκ, Wi-Fi κ.λπ.

• Όταν ο πελάτης ενδιαφέρεται σοβαρά, το bot ζητά:

  • όνομα,

  • email,

  • τηλέφωνο,

  • ημερομηνίες διαμονής και αριθμό ατόμων.

Τα στοιχεία αυτά πάνε αυτόματα στο επόμενο βήμα.

2. Αυτοματισμοί με Make.com

Με το Make.com φτιάξαμε μια ροή που:

1. Παίρνει τα στοιχεία από το chatbot / φόρμα.

2. Ελέγχει το Google Calendar για τις συγκεκριμένες ημερομηνίες.

3. Αν υπάρχει διαθεσιμότητα, δημιουργεί “προκράτηση” στο calendar.

4. Στέλνει αυτόματο email στον πελάτη με:

   • περίληψη της αίτησής του,

   • ενδεικτική τιμή,

   • link για να επιβεβαιώσει / πληρώσει (αν υπάρχει).

5. Ειδοποιεί την ιδιοκτήτρια με email / Viber notification ότι υπάρχει νέο αίτημα.

Έτσι, πολλές κινήσεις που γίνονταν στο χέρι, τώρα γίνονται μόνες τους στο παρασκήνιο.

3. Κεντρικό Google Calendar

Όλες οι κρατήσεις (Booking, Airbnb, απευθείας) συγχρονίζονται σε ένα Google Calendar.

• Η ιδιοκτήτρια μπορεί να δει ανά πάσα στιγμή από κινητό / υπολογιστή αν υπάρχει διαθέσιμο δωμάτιο.

• Οι “προκρατήσεις” από το chatbot μπαίνουν με διαφορετικό χρώμα, ώστε να ξεχωρίζουν.

• Αν μια κράτηση επιβεβαιωθεί, ενημερώνεται αυτόματα το calendar.

Αποτελέσματα μετά τους πρώτους μήνες

Μετά από μερικούς μήνες λειτουργίας του συστήματος, είδαμε στην πράξη:

• Μείωση ~40% στα τηλεφωνήματα για “απλές ερωτήσεις” (ωράρια, basic info, τιμές).

• Περισσότερα απευθείας αιτήματα από τη φόρμα / chatbot του site, επειδή ο πελάτης έπαιρνε άμεση απάντηση.

• Καλύτερη οργάνωση: η ιδιοκτήτρια είχε μια μόνο πηγή αλήθειας για τις ημερομηνίες (το Google Calendar).

• Λιγότερο άγχος: δεν χρειαζόταν να απαντά μηνύματα 11 το βράδυ για να μη “χαθεί η κράτηση”.

Το πιο σημαντικό feedback από την ίδια ήταν:

“Τώρα νιώθω ότι το κατάλυμα δουλεύει μαζί μου, όχι εναντίον μου.”

Τι έκανε τη διαφορά σε αυτό το project

1. Ξεκινήσαμε μικρά.Δεν προσπαθήσαμε να φτιάξουμε PMS από το μηδέν. Εστιάσαμε μόνο στα σημεία που “πονούσαν” περισσότερο.

2. Συνδέσαμε εργαλεία που ήδη χρησιμοποιούσε.Booking, Airbnb, Google Calendar – δεν άλλαξε πλατφόρμες, απλά τις οργανώσαμε.

3. Σαφείς στόχοι.Ο βασικός στόχος δεν ήταν “να έχουμε chatbot”, αλλά:λιγότερα τηλέφωνα & καλύτερη οργάνωση κρατήσεων.

Μπορεί κάτι αντίστοιχο να δουλέψει και για το δικό σου κατάλυμα;

Αν έχεις:

• μικρό ξενοδοχείο,

• ενοικιαζόμενα δωμάτια ή βίλα,

• και νιώθεις ότι πνίγεσαι σε τηλέφωνα, email και μηνύματα,

τότε ένας συνδυασμός από chatbot, αυτοματισμούς AI και κεντρικό ημερολόγιο μπορεί να σου λύσει τα χέρια.

Στη SAIT αναλαμβάνουμε:

• ανάλυση της σημερινής σου ροής κρατήσεων,

• σχεδιασμό του κατάλληλου chatbot & αυτοματισμών,

• σύνδεσή τους με τα υπάρχοντα εργαλεία σου (Booking, Airbnb, Google Calendar κ.λπ.),

• εκπαίδευση και συνεχή βελτίωση.

Μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας μέσω της φόρμας στο sait.solutions ή από τα social,για να δούμε τι θα ταίριαζε καλύτερα στο δικό σου κατάλυμα.