Chatbots για Επιχειρήσεις: Πώς να Απαντάς στους Πελάτες 24/7 χωρίς να Είσαι Online

Εισαγωγή

Ο σύγχρονος πελάτης στέλνει μηνύματα παντού:στο Facebook, στο Instagram, στο Viber, στο email, στη φόρμα του site.Περιμένει απάντηση γρήγορα – και αν δεν πάρει, απλά γράφει σε κάποιον ανταγωνιστή.

Για μια μικρή επιχείρηση στην Ελλάδα, είναι πρακτικά αδύνατο να απαντάει σε όλα άμεσα.Εκεί ακριβώς βοηθούν τα chatbots: ένας ψηφιακός βοηθός που απαντά πρώτος, μαζεύει τα στοιχεία του πελάτη και σε ειδοποιεί μόνο όταν χρειάζεται να επέμβεις εσύ.

Τι είναι ένα chatbot στην πράξη;

Ένα chatbot είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που “συζητά” με τον πελάτη μέσω γραπτού κειμένου (chat) ή φωνής (voicebot):

• στο website σου,

• στο Facebook / Instagram,

• στο WhatsApp ή άλλα μηνύματα,

• ή ακόμη και στο τηλέφωνο (voicebot).

Χρησιμοποιεί κανόνες, έτοιμα σενάρια και πλέον τεχνητή νοημοσύνη (AI) για να καταλαβαίνει τι θέλει ο πελάτης και να απαντά ανάλογα.

Δεν αντικαθιστά τον άνθρωπο – αλλά:

• φιλτράρει τις απλές ερωτήσεις,

• απαντά στα βασικά 24/7,

• και σου φέρνει “έτοιμους” πελάτες με όλα τα στοιχεία που χρειάζεσαι

  
  

Τύποι chatbots που μπορούν να βοηθήσουν μια μικρή επιχείρηση

Chatbot στο website

Εμφανίζεται συνήθως σαν “φούσκα” κάτω δεξιά:

• απαντά σε συχνές ερωτήσεις,

• δίνει βασικές πληροφορίες (ωράριο, διεύθυνση, τιμές),

• και μπορεί να κλείνει ραντεβού ή να καταγράφει αιτήματα προσφοράς.

Chatbot σε Facebook / Instagram / WhatsApp

Ο πελάτης σου στέλνει μήνυμα εκεί που βρίσκεται ήδη:

• το bot απαντά αμέσως,

• κάνει ερωτήσεις-κλειδιά (π.χ. ημερομηνία, άτομα, τι ενδιαφέρεται να αγοράσει),

• και στέλνει ειδοποίηση σε σένα ή στην ομάδα σου με όλα τα στοιχεία.

Voicebot (τηλεφωνικό chatbot)

Ο πελάτης καλεί ένα τηλέφωνο και “μιλάει” με έναν ψηφιακό βοηθό:

• μπορεί να δώσει επιλογές (1, 2, 3)

• ή να καταλαβαίνει ελεύθερη ομιλία (π.χ. “θέλω κράτηση για Σάββατο στις 9”).

Για πολλές επιχειρήσεις, ένα voicebot μπορεί να παίρνει τις βασικές κλήσεις όταν είναι κλειστά ή όταν η γραμμή είναι συνεχώς απασχολημένη.

Πότε έχει νόημα να φτιάξεις chatbot;

Έχει νόημα όταν:

• παίρνεις πολλά επαναλαμβανόμενα μηνύματα με τις ίδιες ερωτήσεις,

• χάνεις ευκαιρίες γιατί “θα απαντήσεις μετά” και τελικά ξεχνιούνται,

• θες να δώσεις πιο επαγγελματική εικόνα χωρίς να προσλάβεις επιπλέον άτομο μόνο για απαντήσεις.

Ενδεικτικοί κλάδοι που ωφελούνται:

• Ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα, βίλες (διαθεσιμότητα, τιμές, κρατήσεις)

• Καφέ, ταβέρνες, εστιατόρια (κρατήσεις τραπεζιών, μενού, ώρες λειτουργίας)

• Ιατροί / οδοντίατροι / θεραπευτές (ραντεβού & υπενθυμίσεις)

• Real estate, συνεργεία, υπηρεσίες (αρχική επικοινωνία & συλλογή στοιχείων)

Τι μπορεί να κάνει πρακτικά ένα chatbot

Ένα καλά στημένο chatbot δεν απαντά μόνο “ναι/όχι”. Μπορεί να:

• απαντά σε συχνές ερωτήσεις (ωράριο, τιμές, τοποθεσία, υπηρεσίες),

• κάνει ερωτήσεις-φίλτρο (π.χ. προϋπολογισμός, ημερομηνία, άτομα),

• κλείνει ραντεβού ή κρατήσεις και να τα γράφει σε calendar ή σύστημα,

• στέλνει email ή ειδοποίηση σε εσένα με όλα τα στοιχεία του πελάτη,

• να συνδέεται με εργαλεία όπως Make.com / n8n και να ενεργοποιεί αυτοματισμούς (π.χ. δημιουργία lead σε CRM, αποστολή ενημερωτικού email κ.λπ.).

Με λίγα λόγια: το chatbot γίνεται η “πρώτη γραμμή εξυπηρέτησης” της επιχείρησης.

Πώς σχεδιάζουμε ένα chatbot στη SAIT

Για να έχει αποτέλεσμα, το chatbot χρειάζεται σωστό σχεδιασμό – όχι απλά “βάζω ένα widget”.Στη SAIT δουλεύουμε περίπου ως εξής:

1. Ορίζουμε στόχους

Απαντάμε σε ερωτήσεις όπως:

• Τι θέλεις να κάνει πρώτα το bot;

  • να μειώσει τα τηλεφωνήματα;

  • να μαζεύει leads;

  • να κλείνει ραντεβού;

• Ποια θεωρείς επιτυχία; (π.χ. Χ ραντεβού τον μήνα, λιγότερα τηλέφωνα κ.λπ.)

2. Συλλέγουμε τις συχνές ερωτήσεις & σενάρια

Γράφουμε:

• τι ρωτάει πιο συχνά ο κόσμος,

• ποιες απαντήσεις δίνεις σήμερα,

• ποια βασικά “μονοπάτια” συνομιλίας θέλουμε (π.χ. “Πληροφορίες”, “Κράτηση”, “Τεχνική υποστήριξη”).

3. Επιλέγουμε κανάλια & γλώσσες

Αποφασίζουμε:

• πού θα ζει το bot (website, Facebook, Instagram, WhatsApp, τηλέφωνο),

• σε ποιες γλώσσες (ελληνικά, αγγλικά κ.λπ.),

• ποιος θα είναι ο τόνος φωνής (formal, friendly, χαλαρός).

4. Στήνουμε τη ροή και το “μυαλό” του bot

Χρησιμοποιούμε πλατφόρμες chatbots και AI μοντέλα ώστε:

• το bot να ακολουθεί συγκεκριμένη δομή (π.χ. “καλωσόρισμα → επιλογή → ερωτήσεις → κλείσιμο”),

• αλλά να μπορεί και να καταλαβαίνει ελεύθερες ερωτήσεις.

Κατόπιν το συνδέουμε με εργαλεία όπως:

• Make / n8n για αυτοματισμούς,

• Google Sheets / Calendar / CRM,

• email / SMS,

• συστήματα κρατήσεων, όπου γίνεται.

5. Δοκιμές με πραγματικούς διαλόγους

Πριν “ανοίξει” στο κοινό, το δοκιμάζουμε:

• με σενάρια που μας δίνεις εσύ (“τι θα ρωτήσει αυτή η πελάτισσα που ξέρεις πάντα τι θα πει”)

• και με δικά μας extreme σενάρια, για να δούμε πού μπερδεύεται.

6. Παρακολούθηση & βελτίωση

Μετά το launch:

• παρακολουθούμε τα logs,

• βλέπουμε τι ρωτάει ο κόσμος,

• προσθέτουμε νέες απαντήσεις ή φτιάχνουμε νέες “ροές” για να γίνεται κάθε μήνα λίγο καλύτερο.

Συχνά λάθη όταν στήνεις chatbot

1. Το αφήνεις τελείως μόνο τουΟ πελάτης μπορεί να κολλήσει. Πρέπει πάντα να υπάρχει επιλογή:“Θες να μιλήσεις με άνθρωπο;”

2. Προσπαθείς να κάνει τα πάντα από την πρώτη μέραΚαλύτερα να ξεκινήσεις με 1–2 βασικούς στόχους (π.χ. απαντά FAQ και κλείνει ραντεβού) και να επεκτείνεις μετά.

3. Δεν το συνδέεις με τα υπόλοιπα εργαλεία σουΑν απλά μιλάει και τίποτα δεν αποθηκεύεται/αυτοματοποιείται, χάνεται μεγάλο μέρος της αξίας.

Πόσο κοστίζει ένα chatbot;

Το κόστος εξαρτάται από:

• πόσα κανάλια θέλεις (μόνο website ή και social / τηλέφωνο),

• πόσο σύνθετες είναι οι ροές,

• αν χρειάζεται σύνδεση με εξωτερικά συστήματα (booking engine, CRM κ.λπ.).

Υπάρχουν λύσεις για:

• απλό bot ενημέρωσης & συλλογής στοιχείων με χαμηλό budget,

• μέχρι προχωρημένα συστήματα που κάνουν ολόκληρη διαδικασία κρατήσεων/παραγγελιοληψίας αυτόματα.

Στη SAIT προτείνουμε συνήθως να ξεκινάς με ένα “βασικό” επίπεδο (π.χ. FAQ + φόρμα στοιχείων) και, όταν δεις αποτέλεσμα, να χτίζουμε πάνω σε αυτό.

Θες να δεις πώς θα ήταν ένα chatbot στη δική σου επιχείρηση;

Αν:

• απαντάς συνέχεια στα ίδια μηνύματα,

• νιώθεις ότι “χάνονται” πελάτες επειδή δεν προλαβαίνεις,

• ή θέλεις απλά μια πιο επαγγελματική εικόνα 24/7,

τότε ένα σωστά στημένο chatbot μπορεί να είναι από τα πιο αποδοτικά εργαλεία που θα προσθέσεις στην επιχείρησή σου.

Η SAIT μπορεί να σε βοηθήσει να:

• επιλέξεις ποιο είδος chatbot σου ταιριάζει (website, social, voice),

• σχεδιάσεις τη στρατηγική και τα σενάρια,

• το συνδέσεις με τα υπάρχοντα εργαλεία σου (calendar, CRM, φόρμες κ.λπ.)

• και να το εξελίσσεις με τον καιρό.

Μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας μέσω της φόρμας στο sait.solutions ή από τα social, για να συζητήσουμε τι θα μπορούσε να κάνει ένα chatbot ειδικά για τη δική σου επιχείρηση.